Como esvaziar a caixa de entrada de e-mail e a caixa de entrada física.

Agora que você já sabe o que é e para que serve uma caixa de entrada, o próximo passo é esvaziá-la. Enfim: retirar o que está dentro dela e dar a destinação correta.

Caixa de entrada

Caixa de entrada: como deixá-la sempre vazia.

Índice

Introdução

Para um melhor gerenciamento de nossas caixas de entrada temos que ter em mente o esquema elaborado pelo genioso David Allen.

Esquema geral do David Allen

Esquema geral do David Allen: este funciona.

Devemos nos perguntar, com sinceridade, ao analisar cada item na caixa de entrada se ele demanda de nós alguma ação. Por esse motivo, ao coletar informações, recomendo que você anote apenas 1 ideia, uma ação, um objetivo em cada folha de seu bloquinho de rascunho. Enfim: faça anotações separadas.

Se você anotar 10 coisas diferentes na mesma folha de rascunho, quando chegar o momento de esvaziar a caixa de entrada, você vai ficar com preguiça de ler aquilo e tenderá a ignorar aquele item complexo dentro de sua caixa de entrada. Mais uma vez, itens que ficam “para sempre” dentro da caixa de entrada são fontes de desestímulo, baixa estima e nos dão um grande sentimento de falta de organização. Por isso que uma caixa de entrada eletrônica “fora de controle”, sempre é fonte de estresse e chateação para seu dono.

Dessa maneira, evite fazer anotações complexas no momento da coleta de informações. Gaste mais folhas de seu bloco de rascunho e facilite as coisas para você mesmo no futuro. Fazer anotações simples ajudará na hora de esvaziar a caixa de entrada.

Ao processar cada item de sua caixa de entrada sempre pergunte-se: Isso exige de mim alguma ação?

Esvaziando a Caixa de entrada física

Itens que não exigem ação.

Se não exige ação, ótimo. Só há três destinos possíveis para o item: 1) Jogar no lixo; 2) Arquivar; 3) Anotar nas listas de algum dia/talvez.

1) Jogue no lixo.

LixeiraJogue no lixo se o item não tem mais serventia. Em meio eletrônico, simplesmente delete. Essa deve ser a opção preferida. Jogar no lixo o que não tem importância ou deletar e-mails inúteis ajuda a administrar a caixa de entrada. Sem contar que dá uma tremenda sensação de alívio. Para quê guardar de novo aquele e-mail de piada que já chegou pela milésima vez na sua caixa de entrada de e-mail? Delete isso. Para que guardar o recado de que João te ligou se você já resolveu tudo com João? Jogue fora. Aprender a descartar o que não serve mais é exercer a arte do desapego. Experimente a fazer isso com mais frequência, você se sentirá mais leve e mais disposto.

Arquivo de aço2) Arquive.

Não há nada a fazer sobre o assunto, mas você pode precisar dele para consultas no futuro. Nesse caso, guarde no seu arquivo físico ou eletrônico apropriado. Esse é o destino ideal para contas pagas de luz, telefone, cartão de crédito e etc. Simplesmente guarde no arquivo. É muito importante que você tenha um local correto para arquivar coisas que você eventualmente precise consultar no futuro. Primeiro: porque poupa muito tempo quando precisamos daquela informação novamente. Segundo: porque assim que o item aparece na caixa de entrada já sabemos o que fazer com aquilo. Terceiro: não é necessário “enrolar”, “postergar” ou esconder a informação dentro de uma gaveta para ela “parar de nos incomodar”. É frustrante quando precisarmos da informação e não conseguimos encontra-la porque ela está “perdida” em algum lugar.

Para evitar essas amolações e viver na maciota, basta apenas arquivar o item no local correto. Pronto! Se precisarmos dele, saberemos exatamente onde procurar. Isso poupa tempo, acalma a mente e traz alívio.

Arquivo de documento

Meus arquivos: a direita a pasta de contas pagas. A esquerda as três caixas de arquivo de documentos. Seu arquivo não precisa ser de aço, nem “bonito”, desde que funcione e seja fácil de acessar quando precisar dele.

Você pode usar pastas para arquivar suas contas pagas, documentos, manuais e outras coisas que julgue importante. Também pode usar uma estante para livros, uma pasta sanfonada, um armário arquivo e até uma pasta polionda para arquivar revistas de um determinado período. Aqui não há regras fixas: vale a criatividade. O mais importante é o instrumento usado te tornar capaz de encontrar a informação de modo rápido e fácil, caso você precise dela no futuro.

Arquivo de contas pagas

Arquivo de contas pagas dividido por ano 2005-2009. Cada ano tem uma pasta própria. Dentro da pasta, as contas ficam agrupadas dentro de uma folha de plástico. Assim, caso precise de uma conta antiga, fica fácil de identificar. Mais uma vez, a criatividade torna-se fundamental.

Na minha pasta de contas, há uma aba onde arquivo tudo referente ao imposto de renda. Quando chega a época do IR, simplesmente abro a pasta, pego os documentos, faço minha declaração e pronto. Nada de perder cabelos correndo atrás da papelada. Sei que ali estão todos os recibos de médicos, dentistas, informações bancárias, planos de previdência privada e etc. Isso facilita muito. Entretanto, não elimina a frustação de sermos obrigados a dar dinheiro ao Estado para que ele gaste mal por causa do regime político falido que vigora no Brasil.

Abas da pasta de contas

Pasta de contas: detalhamento. Você pode criar tantas abas quantas precise para manter suas contas arquivadas em ordem.

Organização de caixa de arquivo eletrônico

Exemplo de estrutura de pastas para arquivar e-mails.

No caso do e-mail, podemos simplesmente movê-lo para uma pasta de arquivos. A pasta pode ser única ou dividida em subpastas a seu critério. Isso não é muito relevante porque os sistemas de busca de e-mails são bons tanto em Windows quanto em Linux. Apesar de que, o novo sistema de buscas do Windows 7 é muito precário em termos de opções de pesquisa. Em geral, para encontrar uma mensagem, basta apenas digitar a palavra-chave na caixa de pesquisa apropriada e pronto. Eu prefiro arquivar meus itens eletrônicos em subpastas nomeadas por assuntos. Mas fica a seu critério escolher a maneira que lhe é mais prática.

É dessa maneira que organizo os meus e-mails do trabalho que precisam ser arquivados para eventuais pesquisas no futuro. Cada ano crio um novo arquivo PST. Os e-mails do ano anterior ficam no arquivo PST do ano anterior. Assim posso recuperar qualquer informação, caso eu precise dela.

Para fazer isso no Microsoft Outlook apenas adicione mais um arquivo de dados na configurações da conta e salve-o na pasta que você preferir. Você pode também criar pastas no Gmail ou no Yahoo. O mesmo sistema também pode ser usado nos clientes de e-mail Thunderbird ou Evolution. O importante, em qualquer caso, é jamais arquivar um item na caixa de entrada. Ele precisa sair de lá.

Configurações da conta do Microsoft Outlook

Configuração de arquivo de dados no Microsoft Outlook

3) Coloque na lista algum dia/talvez.

Não quer mandar o item para o lixo? Não pode ser arquivado? Está pensando em fazer algo a respeito? Nesse caso, use e abuse da sua lista de tarefas algum dia/talvez. É para isso que ela serve. Escreva isso lá. Pronto. Problema resolvido. E claro, tire isso da caixa de entrada.

Quando algo precisa ser feito

Se algo precisa ser feito, então deve ser feito. Para isso devemos seguir três regras simples e muito eficazes: 1) Faça se demandar menos de 2 minutos; 2) Anote na agenda; 3) Anote-a na lista de tarefas.

1) Faça se demorar menos de 2 minutos.

É simples? É fácil? É rápido? Se sim, veja se dá para fazer em MENOS de 2 minutos. Em caso afirmativo, faça agora. Nem precisa anotar. É só fazer. Pronto. A quantidade de energia que liberamos ao realizar essas tarefas é muito grande. Gera muita satisfação. Da mesma maneira que gera frustração e estresse postergar a realização dessas tarefas simples. No início é possível que você tenha dezenas de tarefas assim para realizar. Apesar de moroso realiza-las todas no início, faça-as assim que a pegar na caixa de entrada. Com certeza o alívio que virá depois, compensará o esforço.

Ação

Vai demorar menos de 2 minutos? Faça como o Leônidas: encare e parta para guerra sem enrolar!

Aqui temos que ter cuidado para não cair numa armadilha muito comum: começar a executar uma tarefa que acreditamos que levará menos de 2 minutos (como consultar o resultado na Megasena na internet) e, de repente, tudo dá errado no meio do caminho, demandando mais tempo. Por exemplo: podemos descobrir que a conexão da internet caiu ou que a placa de rede queimou ou que o monitor pifou, enfim: qualquer coisa não prevista.

Nesse caso, é preciso resistir à tentação de “resolver o problema na hora”. É preciso suspender a execução imediatamente e anotar a próxima ação na lista de tarefas no contexto adequado (“ligar para assistência técnica e agendar visita com o técnico” seria um exemplo de ação para a hipótese).

Se não suspendermos a execução imediatamente, perderemos tempo e nos sentiremos frustrados diante do entrave que surgiu.

Lista de tarefas

Lista de tarefas: seu objetivo é tornar a vida mais fácil.

2) anote na agenda.

Tem data ou hora certos para a ação ser realizada? Então a anote na agenda para que ela seja executada no momento propício. Pronto.

3) Anote na lista de tarefas no contexto adequado.

É possível delegar a tarefa para alguém? Se sim, delegue. E anote-a na sua lista de tarefas no contexto apropriado para acompanhar sua execução. É muito importante para o administrador usar adequadamente sua assessoria. Se você tem auxiliares, dê serviço para eles. Não economize. Confie em sua equipe. Aposte na capacidade dela de produzir. Centralizar tudo em você não resolve a situação, além de subutilizar a equipe.

Mas atenção: se a tarefa não pode ser delegada e é você mesmo que precisa executar, então a anote na sua lista de tarefas no contexto apropriado. Lembre-se de como é importante, nesse caso, definir corretamente a próxima ação a ser realizada. Na dúvida consulte o que já falamos sobre lista de tarefas.

Os erros mais comuns ao processar a caixa de entrada

Um erro muito comum na utilização de caixa de entrada é utilizá-las como “arquivo”. Usar o espaço dela para guardar um documento ou nos lembrar de algo para “fazer para hoje”. Esse uso da caixa de entrada é nocivo para nossa saúde mental e altamente contra produtivo.

Quando um objeto fica parado na caixa de entrada traz a sensação de que o serviço “não anda”. É como se tivesse algo gritando conosco o tempo todo e nos chamando a atenção. A sensação de frustração que isso causa é grande, desestimulante, fonte inesgotável de estresse. Ela mina nossa autoestima. Por isso, devemos evitar esse uso nocivo da caixa de entrada a todo custo.

Esta é uma lei sagrada do uso da caixa de entrada: o que pegamos na caixa de entrada, JAMAIS VOLTA OU PERMANECE na caixa de entrada.

Armadilha

Seja inteligente: evite as armadilhas ou você poderá cair nelas…

Naquele instante você deve se decidir sobre o que é aquilo que está na sua mão. Aquilo vai para o lixo? Será arquivado? Devo tomar alguma atitude sobre isso? Enfim: nesse momento você terá que decidir cabalmente o que fará com aquilo. Não há outra saída. Ou você dedica tempo para se decidir sobre o que fará de vez com aquilo, ou sua mente ficará lhe importunando com o tema. E, lógico, o assunto lhe tomará mais tempo do que seria necessário para resolver o caso.

Conforme sua decisão, o item poderá ser imediatamente descartado, arquivado, ir para uma lista de algum dia/talvez, ir para a agenda, ou ter a próxima ação a ser feita anotada na sua lista de tarefas. Enfim: é absolutamente necessário que uma decisão seja tomada. É vital.

Mas você pode acreditar que manter o item na caixa de entrada é a melhor opção para o seu caso. Provavelmente porque você está em dúvidas se fará ou não determinada ação ou ainda não pensou direito sobre o caso. Talvez você deseje refletir melhor sobre o assunto para tomar a melhor decisão possível. Se esse é seu caso, sinto muito: deixar o item na caixa de entrada é a pior opção. É uma armadilha. Nesse caso, não custa repetir: anote isso na sua lista de algum dia/talvez e seja feliz. Em todo caso, o item tem que sair da caixa de entrada após seu contato com ele. É a lei sagrada da caixa de entrada.

Se o grande profeta Moisés pudesse dar mais um conselho aos administradores de hoje, ele diria: “o que você pega na caixa de entrada, tem que sair dela, assim ordena o Eterno”. Com essa lei, Moisés evitaria a morte de milhões de pessoas infartadas por estresse causado por itens entulhados aguardando decisão nas suas caixas de entrada (inclusive, gavetas, estantes, mesas, armários e outros locais indevidamente utilizados como “caixa de entrada”).

Mesa desorganizada

Sua mesa não é caixa de entrada, nem lista de tarefas. Ela não serve para guardar “coisas novas”, nem para te “lembrar” de fazer algo. Se ignorar isso, sua mesa estará sempre bagunçada e sem espaço para você trabalhar confortavelmente. E claro, jamais use gavetas como caixa de entrada.

Brincadeiras a parte, é muito importante que você entenda isto: caixa de entrada só serve para entrar coisas novas. Mais nada. Se o item teima em ficar lá, remova-o de lá imediatamente, dê a destinação correta antes que o item tire o seu sossego e encha sua mente de estresse desnecessário.

Outro erro comum é usar o espaço em cima das mesas, interiores de gavetas e estantes como extensão da “caixa de entrada” ou arquivo. A gaveta não serve para guardar itens que você precisa pensar sobre eles. A gaveta deve servir apenas para guardar materiais uteis sobre os quais você não precisa pensar, nem decidir, como, por exemplo: folhas de papel em branco, post-it, canetas, lápis e etc. Se há algo na gaveta sobre o qual você precisa pensar, tire-o de lá e ponha-o na sua caixa de entrada. O mesmo se aplica em relação às mesas, estantes, guarda-roupas, bolsas, carteiras e qualquer outro lugar que você use para guardar coisas que você precisa pensar sobre elas. Simplesmente, faxine esses locais e coloque tudo que chame sua atenção na caixa de entrada. O item é muito grande e não cabe na caixa de entrada? Sem problemas. Anote na folha de papel e coloque-a na caixa de entrada. De todo modo, aquilo precisa ir para caixa de entrada.

O espaço que você tem em cima de sua mesa não é para te “lembrar de algo”. É para você trabalhar com conforto. Se você deseja se lembrar de algo, use suas lista de tarefas ou sua agenda. É mais organizado e te dará a sensação de controle da situação. Além, claro, de ser mais sofisticado e transmitir aos colegas uma ótima imagem a seu respeito.

Esvaziando a Caixa de entrada de e-mail

Caixa de entrada e-mail lotada

Caixa de entrada de e-mail lotada: quase 1500 e-mails não lidos. Essa é a visão do inferno para maioria das pessoas que trabalha com e-mail.

O processo de esvaziamento da caixa de entrada de e-mail segue uma lógica semelhante ao que já vimos acima para os itens físicos. Ao nos depararmos com uma caixa de e-mail precisamos entender que a caixa de entrada do e-mail serve apenas para entrada de novos itens e nada mais.

A caixa de entrada de e-mails não é lixeira, nem agenda, nem lista de tarefas, nem arquivo, nem pasta de “backup”. Caixa de entrada é apenas um local para que a nova mensagem permaneça até você veja o que ela é. Só isso.

Leu o e-mail e ele não serve para nada? Aperte a tecla DELETE. Não pense duas vezes. Exclua aquilo imediatamente. Para que guardar lixo na sua caixa de entrada? Mande aquilo logo para lixeira. Será menos 1 item para avaliar no futuro e chamar sua atenção. Exerça a arte do desapego, espiritualize-se. Desapegue-se do que não tem nenhuma utilidade para você.

Erros mais comuns no manejo do e-mail

E-mail bomba

Cuidado: guardar mensagens na Caixa de entrada de e-mail é uma prática perigosa em longo prazo. Se você gosta de arquivar e-mails para consulta futura, use outras pastas.

Infelizmente, as pessoas tem o costume de usar a caixa de entrada de e-mails para “arquivar” itens que precisarão consultar depois. Esse uso confere a sensação de que “estamos deixando algo para trás sem resolver” e ainda nos impede de esvaziarmos por completo nossa caixa de entrada, pois sempre há algo lá “gritando” conosco para ser lembrado ou visto depois. Tudo isso dá uma sensação terrível de bagunça e falta de controle. As principais causas do estresse nos dias atuais.

É peremptório que os e-mails a serem arquivados sejam guardados numa pasta separada da caixa de entrada. Essa pasta pode ser única ou dividida em subpastas. De fato isso tanto faz, desde que você seja capaz de encontrar a mensagem facilmente quando precisar consulta-la no futuro. Retirar e-mails da caixa de entrada e colocá-los na pasta adequada de arquivos libera muita energia emocional. Primeiro: você sabe exatamente onde estão seus itens arquivados e onde procurá-los se precisar e, o melhor: quando abrir sua caixa de entrada, sabe que lá só existem novos itens. Não há nada lá “gritando” com você o tempo todo. Nada que “precise ser lembrado”, ou “relido” para saber do que se trata.

Outro erro comum é usar a caixa de entrada de e-mails como lista de tarefas ou lista de algum dia/talvez. Se você está em dúvida se fará ou não algo com o e-mail, anote do que se trata na sua lista de algum dia/talvez e arquive a mensagem ou a apague se ela não servir para mais nada. Em todo caso, retire o e-mail de sua caixa de entrada. Lá não é o lugar dele, pois já viu do que se trata.

Da mesma forma, se o e-mail demanda uma ação, pergunte-se se é possível fazer aquilo em menos de dois minutos. Se der, faça agora. Se não der, anote a ação no contexto apropriado de sua lista de tarefas ou na sua agenda se tiver data e hora certa para fazer. E, claro: delete a mensagem se ela não for mais necessária. Em todo caso, o e-mail lido precisa sair imediatamente da caixa de entrada. É proibido ele ficar lá.

Evitando esses erros básicos é possível resolver quase 100% de seus problemas com caixa de e-mail lotada.

Otimizando ainda mais o uso do e-mail: dicas para aumentar a produtividade ao lidar com e-mail

Use a abuse dos filtros de e-mail.

Se você recebe muitos e-mails padronizados que não precisam ser lidos, mas somente arquivados, use os filtros de seu cliente de e-mail para fazer o serviço automaticamente para você à medida que novas mensagens cheguem. Esses filtros podem mover a mensagem para sua pasta de arquivos e marca-la como lidas, além de muitas outras funções. O Microsoft Outlook, o Thunderbird, o Evolution, o Gmail e o Yahoo possuem essas opções. Todas fáceis de configurar. Eu mesmo uso filtros para arquivar a maioria dos e-mails padronizados que recebo. É muito útil, poupa tempo além de ser meu aliado para manter a caixa de e-mails sempre vazia.

Consulte sua caixa de entrada de e-mails em horários definidos.

Horário

Defina horários para ler seus e-mails

Não dá para ficar o dia inteiro com seu cliente de e-mail aberto “esperando” um e-mail ou o dia inteiro só respondendo e-mails. Isso não é produtivo, a não ser que esse seja o foco principal do seu trabalho, coisa que não acredito.

Para evitarmos ficar presos o dia inteiro ao e-mail temos que evitar a tentação de deixar o cliente de e-mail aberto o tempo todo. É preciso estabelecer horários para esvaziar a caixa de e-mail.

O ideal é 1 hora após chegarmos ao trabalho, jamais no início. Antes de lidarmos com o e-mail temos que consultar necessariamente nossas atividades marcadas na agenda, e, em seguida, na lista de tarefas. E, se possível, processar a caixa de entrada física. Dessa forma, estaremos mais aptos a definir o que é ou não é prioridade para o dia.

Quando nossa primeira tarefa ao chegar ao trabalho é abrir o e-mail sem antes verificar nossa agenda e lista de tarefas; corremos o grave risco de pensar que apenas o que está no e-mail é o nosso trabalho. Nesse cenário, é grande o risco de “esquecer” dos outros itens a serem feitos no dia, sem contar que ficamos sujeitos a perder o rumo do que realmente precisa ser feito para atingirmos os objetivos maiores.

É importante ter em mente o seguinte: assim como não esvaziamos nossa caixa de entrada física a cada minuto, também não devemos esvaziar a caixa de entrada de e-mail a cada minuto. É preciso ter momentos pré-definidos para fazer isso a fim de evitar distrações que nos sabotem e causem estresse. O importante é ter controle da situação, e isso exige ter controle sobre seu e-mail. Logo, você não pode deixar o seu e-mail controlar o que você deve ou não fazer agora.

Um de cada vez

Leia um e-mail de cada vez. Exceto, claro, se você quiser se perder no meio da confusão.

Leia um e-mail de cada vez e em sequência.

Pode parecer bobeira, mas é muito importante ler um e-mail de cada vez. Decidir o que deve ser feito. E só depois, ler a próxima mensagem da fila. A maioria das pessoas “catam” os e-mails que as interessam e largam os outros lá.

Apesar de esse método ser desejável caso você precise fazer uma “faxina de emergência” na caixa de entrada, ele não ajuda a manter sua caixa de e-mail vazia.

Meu conselho é simples. Mesmo que haja alguma mensagem urgente e importante na caixa de entrada, anote-a no local correto (lista de tarefas, agenda e etc.) e continue lendo as outras mensagens até terminar. Não custa lembrar: terminou de ler uma mensagem, apague-a ou arquive-a, conforme o caso, jamais a deixe lá. Você não precisa esquentar a cabeça com aquele item mais, mesmo que seja importante, afinal de contas, a providência a ser tomada já está anotada no local correto para que você faça algo quando oportuno.

Crie uma pasta de “Acompanhamento”.

Crie pastas para arquivar e-mails

Crie pasta para arquivar seus e-mails. O importante é não deixá-los na caixa de entrada. Precisa lembrar-se de algo? Use as listas de tarefas ou a agenda conforme o caso.

Mensagens que precisam ser respondidas ou reenviadas para cobrar uma providência são mais fáceis de gerenciar se estiverem numa pasta separada para tal fim. Essa pasta funciona como uma lista de tarefas eletrônica para suas atividades que precisam ser feitas por e-mail, como, por exemplo, responder um e-mail, ou reenviar um e-mail para lembrar alguém que ele deve tomar uma providência.

Evidentemente, se o e-mail pode ser respondido em menos de 2 minutos, faça agora. Não o coloque em outra pasta, nem o anotade na sua lista de tarefas. No entanto, se esse não é o caso, devemos separá-lo para essa pasta para que possamos acessá-lo de lá e responder assim que for possível. E lembre-se: anote a providência na sua lista de tarefas no contexto específico. Caso contrário, você poderá se “esquecer” de responder o e-mail.

Como essa pasta funciona como lista de tarefas estendida em meio eletrônico, ela também deve ser objeto de revisão semanal a fim de limpar os itens já concluídos e mantê-la sempre funcional e prática.

Responda apenas o necessário e fundamental.

Se o e-mail não precisa ser respondido, NÃO RESPONDA. Economize tempo. Só responda e encaminhe o que é absolutamente necessário ou conforme seus interesses. Procure ser sucinto na resposta. Vá direto ao X sem ser rude. Certamente quem recebe sua mensagem também está com a caixa de e-mail lotada e sem tempo para apreciar seu e-mail de vinte páginas…

Seja caridoso com seu colega de trabalho: escreva respostas claras e diretas. Evite floreios. Se possível, já especifique a ação ou o resultado que você deseja dele ou que ele pediu de você. Quanto mais simples e direto for seu pedido ou sua resposta, mais chance ela terá de atingir o resultado desejado. Facilite as coisas para você, seus colegas e a instituição onde você trabalha. Vá direto ao X.

Para escrever mensagens eficazes bastam apenas quatro providências:

1) Defina o assunto. No campo assunto, escreva claramente do que se trata a mensagem. Enfim: resuma o que você quer passar em poucas palavras. Seja direto. Se seus assuntos são vagos, imprecisos ou não tem nada a ver com o conteúdo da mensagem, há grandes chances de seu e-mail ser deletado sem mesmo ser lido.

2) Trate apenas de um assunto por e-mail. Se precisar tratar de outros assuntos, escreva outros e-mails. Isso facilita as coisas na hora do destinatário “processar” sua mensagem para ver do que se trata. E-mails complexos tendem a ser ignorados dentro a caixa de entrada do destinatário.

Ideia clara

3) Esclareça as coisas. Jamais escreva mensagens pensando que o destinatário “sabe do que se trata”. Esclareça o contexto. Nem todo mundo tem a habilidade de psicografar do Grande Chico Xavier. Pense no seu destinatário. Assim como você, ele também deve lidar com centenas de coisas por dia. Portanto, seu destinatário não tem tempo nem condições para adivinhar do que se trata sua “mensagem do além”.

Um e-mail cujo conteúdo é “tudo certo, pode marcar” não diz nada. O que está certo? O quê pode ser marcado? Para quando? Veja só como gera dúvidas ao invés de ser uma solução. E-mails assim tendem a ser ignorados pelo destinatário.

Procure escrever mensagens simples, mas que esclareçam a questão. Por exemplo: “Certo, marque a reunião com José para definir como fabricaremos o queijo minas para a próxima quarta-feira”. Viu? Direto, claro e define o contexto. Enfim: deixe as coisas claras, ajude seus clientes, colegas e leitores a entender sua mensagem. Eles agradecerão e formarão uma visão muito positiva a seu respeito dentro da organização.

4) Releia antes de enviar.

Releia sua mensagem antes de enviar para evitar ambiguidades e interpretações infelizes. Pessoas são seres sentimentais e sensíveis e elas podem se irritar com você se suporem, mesmo por engano, que você as quer mal.

Prudência e educação não fazem mal a ninguém e evitam que você seja taxado de chato, mal educado e etc. Portanto, leia a mensagem de novo, confira se os nomes estão escritos corretamente e se os destinatários estão mesmo corretos.

Revisão de texto

Revise: a falta de um acento ou uma vírgula mal colocada pode mudar completamente o sentido do texto. Por exemplo: o D’us de Israel disse para que nós nos “amássemos uns aos outros”, mas como alguns povos esqueceram de pôr o acento no verbo amar, veio a guerra em nome de D’us para cumprir o mandamento de “nos amassar uns aos outros”…

 

Artigos Relacionados