Caixa de Entrada: o que é.

Introdução

Mesa bagunçadaMesas lotadas de bagunça; gavetas cheias de todo tipo de bugiganga e coisas a resolver; papel, documentos, lembretes e contas espalhadas em todos os cantos da casa e do trabalho; caixa de e-mail lotada. Esse é o cenário típico de quem ainda não aprendeu a usar listas de tarefas, agenda e a tradicional e boa caixa de entrada.

Viver num ambiente desses é desestimulante, estressante, enfim: altamente nocivo à saúde e à nossa felicidade espiritual. Sem contar que não é produtivo. E, ao contrário do que pode parecer, essa situação caótica é cada vez mais comum.

Quem, por exemplo, nunca viu sua caixa de entrada de e-mail a beira da falência?

Caixa de entrada e-mail lotada

Caixa de entrada de e-mail lotada: quase 1500 e-mails não lidos. Essa é a visão do inferno para maioria das pessoas que trabalha com e-mail.

Diz-se que uma caixa de e-mail faliu quando seu dono simplesmente não consegue ler e responder a quantidade estrondosa de e-mails que nela se encontra. E, diante desse contexto angustiante, ele toma a única decisão “racional” possível: deleta todos os e-mails e reza para que D’us o ajude a levar as coisas com “menos descontrole” dali por diante. Geralmente esse método não funciona, e, em pouco tempo, lá vai ele de novo decretar falência de seu e-mail… É um processo sem fim, estressante e assustador.

Mesa lotada de papeis, lembretes e um milhão de coisas para fazer também faz parte do cenário típico da maioria das pessoas. Apesar de diferentes, a mesa bagunçada e a caixa de e-mail lotada são parte de um mesmo problema fundamental: o mau uso da caixa de entrada, ou melhor: sua falta de uso adequado.

Bagunça e desorganização

Caixa de entrada: para que serve?

A caixa de entrada serve somente para receber novos materiais que chegam até nós. Só isso, nada mais. Enfim: a função dela é servir como um local onde você colocará as novas informações, novos pedidos, novas tarefas, novas ideias, novas ações, enfim: qualquer coisa que chegue até nós e que possa nos chamar a atenção.

Caixa de entrada

Exemplo de caixa de entrada física.

A caixa de entrada é um verdadeiro ponto de “despejo” para nossas ideias. É para ela que deve ser direcionado tudo, absolutamente tudo que chegue até nós: recados, bilhetes, anotações, propagandas, cartas, encomendas, enfim: TUDO. O item não cabe na caixa de entrada? Anote num papel e coloque lá. A caixa de entrada deve ser o destino de toda nossa papelada, de tudo sobre o que precisamos pensar, decidir e etc.

Após a fase da coleta de informações, a caixa de entrada é o passo natural. É para ela que deve ir todas as ideias que registramos, metas, intenções, desejos, enfim: tudo que chame a nossa atenção.

As caixas de entrada podem ser físicas ou eletrônicas. E, no mundo atual, temos de lidar diariamente com as duas.

Email sob controle

Exemplo de caixa de entrada eletrônica: o e-mail.

Há também outras caixas de entrada que são muito utilizadas hoje em dia: mensagens de texto no celular, recados de voz no celular, recados na secretaria eletrônica, mensagens no comunicador eletrônico, recados no Orkut, Facebook e outros.

Para administrar o Orkut, Facebook, Twitter existe a função dessas redes lhe enviar um e-mail em caso de recados, mensagens e etc. Assim, não precisamos entrar em cada uma dessas ferramentas todos os dias, bastando apenas checar o e-mail.

Em relação às secretarias eletrônicas, aos correios de voz e aos similares; a maneira mais fácil é anotar o assunto num pedaço de papel e colocar numa caixa de entrada física. Infelizmente, no momento, o Brasil ainda não possui serviços de transcrição automática de mensagens de voz com envio do texto de resultado para seu e-mail.

Eu não uso secretária eletrônica, nem serviços de mensagens de voz em celular porque suga muito tempo. São dois trabalhos: 1) checar a secretária eletrônica e o correio de voz com regularidade. Dependendo do que você faz, deve-se fazer a checagem diariamente para que não “exploda” nada dentro dela. 2) transcrever o assunto para algum meio físico para que seja possível ver do que se trata depois. Evidentemente, se for “lixo”, podemos deletar a mensagem na hora sem precisar anotar nada.

Quantas caixas de entrada devo ter?

O ideal é ter o mínimo possível de caixas de entrada para que você possa ficar menos disperso ao lidar com elas. Aqui vale o mesmo princípio usado em batalhas militares: quando menos frentes de batalha você abrir, mais fácil será gerenciá-las e menos você terá que dividir seu exército.

Exercito

Caixas de entrada: assim como um exército não deve abrir várias frentes de batalha para não se enfraquecer, também não devemos ter várias caixas de entrada.

Eu recomendo pelo menos duas caixas de entrada: 1 física e 1 eletrônica (o email).

Eu uso 4 caixas de entrada: 2 físicas e 2 eletrônicas. 1 física no meu trabalho e outra em casa. 1 eletrônica no meu trabalho e outra em casa. Infelizmente o sistema de e-mail da minha instituição não me permite administrar todos meus e-mails do mesmo lugar de modo que sou forçado a ter outra caixa de entrada eletrônica para administrar meus outros 4 e-mails.

Eu recomendo que as pessoas tenham pelo menos 3 caixas de entrada: 1) uma física no trabalho; 2) Outra física em casa; 3) uma caixa eletrônica para administrar todos os seus emails venham de onde vierem (se isso for possível, claro).

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