Agenda: o que é e para que serve.

Agenda Semanal

Uma agenda serve basicamente para nos lembrar de compromissos que devem ser feitos em data, dia e horário específicos ou nos lembrar de projetos que devem ser iniciados no período. Caso contrário, perderemos o compromisso ou não concluiremos o projeto a tempo. Na agenda, por exemplo, devemos anotar as provas a serem feitas, as consultas médicas, o passeio com a esposa no teatro, a data da reunião de escola de nossos filhos e o lembrete para começar a planejar as próximas férias.

Apesar de parecer algo óbvio, o mau uso da agenda é muito comum. Assim, ao invés dela ser nossa aliada para viver na maciota, acaba se tornando um peso, um fato de estorvo em nossas vidas. Causa de estresse, amolação e desespero. Mas fique tranquilo, tudo isso é fruto do mau uso da agenda e tem solução.

Agenda não é lista de tarefas

A função de uma agenda é muito simples: lembrar-nos de compromissos que devem ser feitos ou o perderemos. No entanto, é comum o uso incorreto da agenda como lista de tarefas. Enfim: a pessoa “programa” o que ela gostaria de fazer e escreve isso. Vejamos abaixo um exemplo desse erro comum:

Dia 23 de Março – Segunda -Feira

6h tomar café da manhã

7h academia diária

9h Telefonar para Zé do Queijo

10h tomar banho

11h Almoçar

12h Reunião de negócios com o Zé

14h Definir plano de metas da semana

15h Reunião

16h Ligar para coordenadoria de marketing e conversar sobre a confecção do portifólio

17h Ler e-mails

18h responder e-mails

19h conversar com o chefe sobre o problema do Zé

20h Definir metas para o dia seguinte

21h comprar pão na padaria

22h tomar banho

23h dormir

O mau exemplo acima é clássico. É o erro mais cometido em relação ao uso da agenda. Tal modelo está totalmente falido. Não é prático, estressa e demanda muita energia para ser mantido. Além disso, ele pode trazer muito desgosto e decepção, o que jamais é bom para nossa autoestima. Basta um resfriado, um telefonema imprevisto, um e-mail “bomba”, um pedido “urgente” do chefe e qualquer outra coisa para arruinar toda a programação diária.

Estresse: a principal causa do estresse é a falta de controle.

Estresse: a principal causa do estresse é a falta de controle.

E o pior: junto com a ruína vem o sentimento de tristeza, fracasso e a inevitável sensação de que “nunca conseguimos ser organizados”. Sem contar o sentimento de que devemos “correr atrás do prejuízo” o qual só gera estresse e tensão. Ou seja: a agenda que deveria tornar nosso dia mais fácil, torna-o um peso, causa de discórdia e falta de motivação. O mau uso da agenda é nosso inimigo tanto em relação aos nossos assuntos pessoais, quanto em relação a como conduzimos nosso trabalho.

Não bastasse isso, o método da listagem demanda muita energia para ser mantido. Imagine todo dia, ao final do dia, você sendo obrigado a parar e a reescrever todas as tarefas que não foram feitas para o dia seguinte? 😥 Além de ser um desperdício de energia, também é um desperdício de tempo, recurso mais escasso que a água no séc. XXI.

No mau exemplo que demos, o único item que deveria constar na agenda é a “Reunião de negócios com o Zé”. Isso se realmente fosse um compromisso que deveria ser realizado naquele dia e hora sob pena de ser perdido.

De qualquer maneira, só devemos colocar na agenda o que realmente vamos fazer num determinado dia e horário. Mais nada. Por maior que seja a tentação de adicionar outros itens.

Mas como saber se devemos colocar um item na agenda?

Simples: se o compromisso tem dia e hora para serem executados e são importantes para você, certamente devem estar na agenda. Compromissos importantes geralmente são os que, caso os percamos, sofreremos uma grande mancha em nossa imagem.

Por exemplo, você pode até não ir à reunião marcada pelo seu chefe, mas ele ficará chateado com você! Sua ausência será interpretada como “falta de interesse”, o que nunca é bom para o profissional responsável. Outro exemplo: você pode se “esquecer” de levar sua esposa ao teatro, mas ela não vai esquecer de sua canalhice!

Compromissos dessa natureza precisam estar anotados na agenda, a não ser que você escolha conscientemente suportar as consequências. Apesar de improvável, talvez você queira ser demitido ou deseje que sua esposa separe-se de você. Aí, evidentemente, é melhor matar a reunião com o chefe e “esquecer” de levar a esposa ao teatro…

Agenda não é diário

Diário de Anne Frank

Diário de Anne Frank: versão em papel. Também há a versão digital.

Outro erro comum no uso da agenda é transformá-la em diário. A agenda não foi feita para conter as anotações pessoais sobre o seu dia. Os espaços pré-definidos podem ser excessivamente grandes ou pequenos para suas necessidades. Há dias que 20 páginas são poucas para relatar as experiências, assim como há semanas que não merecem sequer uma linha.

Além disso, pelo fato de tratar-se de um relato sobre sua vida é recomendável que a anotação seja feita num caderno de qualidade que suporte o tempo e o desgaste do uso constante. E mais: é recomendável que o caderno possa ser arquivado sequencialmente porque é provável que você necessite de mais de um para relatar suas experiências diárias ao longo dos anos.

No momento, o melhor caderno disponível para tal finalidade é a linha Moleskine, tamanho 13×21, pautado, com capa dura. O caderno é especial. Suas folhas são resistentes e não amarelam com o tempo. A capa dura permite que ele seja facilmente guardado numa estante em pé e de maneira sequencial e organizada. Alguns modelos vêm com elástico facilitando o fechamento e o transporte, se necessário. Mas claro, há também os diários eletrônicos que podem ficar armazenados em algum dispositivo ou até mesmo serem publicados na internet. Mais uma vez, cabe ao usuário escolher o que atende melhor suas necessidades.

Em todo caso é preciso compreender que as características de uma agenda diferem de um diário pessoal ou profissional em relação à finalidade. A agenda tem por objetivo lembrar-nos de compromissos que precisam ser feitos em dia e hora certos, enquanto o diário tem por meta resumir os acontecimentos pessoais ou profissionais que nos chamaram atenção durante um intervalo de tempo que é determinado pelo gosto pessoal do escritor ou pelas exigências do cargo ocupado.

Em todo caso não é recomendável misturar uma agenda e um diário no mesmo objeto por não ser prático.

Os vários tipos de agenda

Agenda diária

Agenda diária: tipo mais comum de agenda.

Há vários tipos de agenda. A mais comum facilita o erro de listar várias tarefas que não precisam ser realizadas no dia, pois sua divisão é feita em intervalos de minutos. Talvez ela seja útil para médicos que precisam atender vários pacientes em fila, mas é um fracasso para o administrador ou a pessoa devotada em viver uma vida com menos estresse, enfim: na maciota. As razões disso, já apontamos acima.

Também temos a agenda semanal, muito útil. Seus espaços são reduzidos, o que nos força a selecionar os compromissos realmente importantes a serem agendados, além de nos dar uma perspectiva completa das atividades ao longo da semana. O que facilita sobremaneira o gerenciamento das prioridades.

Também há as agendas mensais. Elas são muito úteis para nos lembrar com antecedência de algum evento que merece preparação elaborada, como a apresentação de um novo produto, por exemplo.

Agenda semanal

Agenda semanal: há de vários tamanhos, inclusive versão de bolso.

As agendas geralmente são em papel de tamanho aproximado de 14 cm x 21 cm e podem ser impressas como também podem ser confeccionadas artesanalmente pelo usuário. Há também os tamanhos de bolso, muito fáceis para carregar. As agendas já impressas são muito úteis para quem segue o padrão comum, pois basta comprá-las e usá-las. Entretanto, os usuários com necessidades extras, podem sair ganhando mais com uma agenda artesanal.

No meu caso, fiz minha agenda artesanalmente, usando o padrão semanal. Nela coloquei informações extras que uma agenda comum não traz, como os dias, meses e festividades do calendário hebraico, além de dados sobre a lua fora de curso e a movimentação planetária de nosso sistema solar. Provavelmente tais informações não sejam úteis para você, mas para mim são vitais. Por isso, optei pela agenda artesanal. Nela posso adicionar essas informações, além de poder usar as folhas que sobram como listas de tarefas organizadas por contexto. Assim tenho dois instrumentos poderosos à mão (agenda e lista de tarefas) num único objeto.

Agenda eletrônica: S Planner da Samsung

Agenda eletrônica: S Planner da Samsung. Também é uma forma de controlar seus compromissos.

Para colocar o GTD em prática, recomendo usar o papel e a caneta por serem mais práticos e baratos, apesar da velha polêmica do papel e caneta X aparelhos eletrônicos. O importante é a agenda funcionar como agenda e a informação estar sempre disponível quando precisarmos dela.

Dica para quem gosta de fazer a própria agenda de modo artesanal

Uma boa dica para quem faz a própria agenda de modo artesanal é definir como ele utilizará a agenda. Se for apenas agenda, não é necessário um Moleskine. Apesar do Moleskine causar uma ótima impressão, um simples caderno Tilibra, capa dura e com 86 folhas atende perfeitamente às necessidades durante todo ano sem rasgar as folhas, as capas ou desmanchar a encadernação. E ainda sobra algumas folhas para fazer anotações de emergência, rasgar, brincar de jogo da velha, desenhar, enfim: fazer o que você quiser.

No entanto, se você pretende adaptar uma lista de tarefas no mesmo caderno da agenda, aí dependerá de quanto tempo pretende usar a agenda e a lista de tarefas juntas. Se for até 6 meses, o simples e barato caderno Tilibra atende perfeitamente. Se for mais de um ano, aí recomendo o Moleskine ou outro caderno de qualidade superior.

Minha agenda artesanal

Minha agenda artesanal com lista de tarefas: personalizada, ela reúne tudo que preciso num único objeto fácil de portar. As listas de tarefas são facilmente acessíveis. Basta escolher a aba relativa ao contexto e abrir. Simples.

Qual o porquê disso? Na lista de tarefas é comum escrever e desmanchar as tarefas à medida que elas são realizadas. Infelizmente, as folhas de qualidade inferior não suportam escrever e desmanchar várias vezes na mesma folha sem rasgar ou soltar-se da encadernação.

Por isso, um caderno de qualidade superior é fundamental para evitar tais contratempos. Para tanto será necessário que o Moleskine tenha no mínimo 240 lados de folhas pautadas (lined pages) para que a agenda anual e lista de tarefas caibam nele. É difícil encontrar um Moleskine com tantas folhas. Existe a linha Woodstock no Mercado Livre, mas não recomendo portar um caderno que faz apologia das drogas, da desordem e da rebeldia, principalmente se você for um profissional responsável.

Na Livraria Cultura, é possível comprar um Moleskine com 240 lados de folhas pautadas, mas você terá que ser paciente. Além das descrições no site serem precárias, é provável que demore 3 meses para entregar o produto porque ele precisará ser importado. A vantagem é que você poderá pagar em Reais e adquirir um caderno de altíssima qualidade que resolve o problema e ainda causa ótima impressão.

Os Moleskines com no máximo 192 lados de folhas pautadas, permitem fazer apenas uma agenda com lista de tarefas para 6 meses. Ou seja, nesse caso vale a pena usar o caderno Tilibra por causa do custo/benefício. Exceto, claro, se você deseja impressionar. Outra solução barata para quem quer fazer agenda anual é comprar um caderno capa dura, mais simples com mais de 192 folhas. Assim você poderá direcionar mais páginas dele para suas listas de tarefas, evitando, assim, escrever e apagar tarefas na mesma folha várias vezes. Depois de 6 meses você poderá rasgar com a régua a folha usada várias vezes e passar para folha nova. Nesse caso, a criatividade conta muito.

E aí? Já sabe o que precisa fazer esta semana?

Como citar este trabalho?

Nas referências bibliográficas:

MARQUES, Sebastião Fabiano Pinto (2010). Agenda: o que é e para que serve.. Disponível em: <https://monarquia.net/agenda-o-que-e-e-para-que-serve/>. Acesso em: 4/1/2015.

No corpo do texto:

(MARQUES, 2010)

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